7 Ideas y consejos sobre cómo organizar una oficina
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Tener una mayor productividad solo puede suceder cuando el espacio donde estamos trabajando cumple con los requerimientos de orden y organización. En este artículo te vamos a dar algunas ideas y consejos sobre cómo organizar una oficina.
Por ello, las oficinas deben estar estratégicamente organizadas para brindar comodidad, evitar distractores, incentivar el trabajo y el enfoque, algo que puedes lograr con estas sugerencias:
- Un lugar para cada actividad.
Esta es una regla de oro que puedes llevar prácticamente a cualquier espacio, ya sea en casa o la oficina. Se trata de designarle actividades específicas a cada espacio para crear un mapa mental que nos permita enfocarnos en dichas actividades.
Trabajar y estudiar son dos actividades que requieren alta concentración, por eso es importante evitar que nuestra mente entre en “modo esparcimiento”. Esto lo logramos evitando realizar actividades de esparcimiento en nuestro espacio de trabajo, y evitando llevar objetos que puedan distraernos.
- Orden ante todo
Muchas veces estas distracciones pueden venir de elementos propios de la oficina que no están bien organizadas. Por ejemplo, una maraña de cables, tener objetos diseminados por toda la mesa y no encontrar fácilmente aquello que necesitamos.
Actualmente, ya podemos encontrar clips o tubos organizadores de cables, así como diferentes organizadores de mesa que nos permitirán evitar el ruido visual del desorden y tener todo a la mano.
- La importancia de la luz
Otro de los consejos para organizar una oficina es la luz. Asegúrate de que siempre haya suficiente luz para poder hacer cualquier actividad, como leer y escribir. Si es necesario, hazte con una lámpara de mesa para este propósito. Actualmente podemos encontrar modelos que son flexibles, con diferentes modos (luz ámbar y blanca) y varios grados de intensidad.
También aconsejamos optar por la luz blanca, que resulta ideal para la lectura, consume menos energía eléctrica y tiene un rango de iluminación superior a los tradicionales bombillos amarillos.
- Evita espacios perdidos
Si has notado que tu oficina tiene espacios que no se aprovechan bien, esto ocurre con frecuencia por una mala organización de los elementos. Por eso, aunque tu oficina sea pequeña, no dudes en mover muebles, libreros, estantes y mesas para poder aprovechar el máximo espacio en tu oficina.
Haz una reorganización de forma planeada y premeditada para evitar nuevos espacios perdidos. Puede que hasta encuentres más espacio para nuevos muebles, almacenamiento o equipo necesario.
- ¿Mobiliario nuevo? Toma medidas.
Cuando pensamos en reorganizar una oficina, no podemos evitar también renovar el mobiliario. Aprovecha este momento para darle mayor prioridad a las dimensiones.
Muchas veces nos dejamos llevar por la apariencia y el estilo de los muebles, pero cuidar el aspecto y las dimensiones podría hacer la gran diferencia entre una oficina apretujada, y un lugar con libertad de movimiento.
- Dale un toque personal
Si bien debes evitar en lo posible la presencia de objetos que puedan distraerte, eso no significa que no puedas darle un toque personal a tu espacio de trabajo y que te sirva de inspiración.
Algunos colocar frases inspiradoras, fotos familiares, algo que les recuerde su objetivo en la vida y su profesión. Puedes hacerlo en orden y con medida, incluso rotándolos cada tanto para evitar llenar nuestra oficina de objetos personales.
Cómo organizar los muebles de una oficina
Toda oficina debe garantizar la eficiencia y productividad, por ello debemos organizar todos los muebles de tal manera que podamos movernos con libertad y nada nos quede lejos.
Una técnica eficiente para organizar una oficina es crear rutas de desplazamiento con los muebles, como si se tratasen de calles por donde transitan las personas. Dejar el centro libre puede ayudar a que varias personas puedan ir de un extremo a otro, a la copiadora, impresora y otros lugares comunes sin causar atascamiento.
Dejar pasillos en los bordes de paredes también puede ayudar a agilizar el flujo de personas, y es otro de los útiles consejos sobre cómo organizar una oficina, especialmente aquellas que necesitan salir del lugar con frecuencia, y no tener que compartir el carril con quienes van por café o sacar copias.
Cómo organizar una oficina: la mesa
Hacerse con archivadores, organizadores de papelería y divisores de cajones pueden hacer la diferencia entre una mesa limpia y un mar de objetos regados y revueltos.
No solamente puedes organizar una oficina por grupo de objetos, también puedes categorizar por su función, urgencia en atender, por la frecuencia de uso, y más. Puedes adaptar estas categorías a tu área profesional.
Cómo organizar los cajones de la oficina para ser eficientes
Los cajones suelen ser el lugar más desordenado y revuelto de nuestra mesa de oficina. Es muy fácil meter cosas que nos estorban, y terminamos teniendo un desorden que nos impide encontrar lo que necesitamos.
Para evitarlo, programa el vaciado de cajones, puede ser una vez al mes, por ejemplo. Vierte todo lo que hay en los cajones y comienza a organizar, desechar y catalogar.
Puedes comprar divisores de cajones, que te permitirán tener todo mejor organizado, y es visualmente más fácil de encontrar las cosas. También puedes hacerte con un imán para esos clips escurridizos, lapiceras, y toda clase de organizadores que necesites. Tu imaginación es el límite.
Esperamos que estas ideas y consejos sobre cómo organizar una oficina hayan sido de tu interés.